Die Hansestadt Rostock ist eine lebendige, kinderfreundliche Hafenstadt an der Ostsee. Die Universitätsmedizin Rostock (www.med.uni-rostock.de) ist der Maximalversorger für die Region Rostock, einer Wachstumsregion mit großem Potenzial.

An der Schnittstelle zwischen Medizin und Naturwissenschaften forscht das Institut für Immunologie der Universitätsmedizin Rostock an molekularen und zellulären Mechanismen in Funktion und Entwicklung des Immunsystems. Das Institut kooperiert mit zahlreichen lokalen, nationalen und internationalen Forschungsgruppen und Einrichtungen und bietet Lehre in der Humanmedizin sowie im Studiengang Medizinischen Biotechnologie an.

Zur Verstärkung unseres Teams im Institut für Immunologie suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeitbeschäftigung (40 Std./Woche), unbefristet und vergütet nach dem TV-L, eine:n Sekretär:in / Assistent:in (w/m/d).

Ausschreibung Nr. 449 N/2024
Ausschreibungsende: 05.01.2025

Sie unterstützen die Institutsleitung bei Forschungs-, Lehr- und Verwaltungstätigkeiten. Dazu arbeiten Sie eng mit den wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Mitarbeitenden am Institut für Immunologie, aber auch mit den zentralen Einrichtungen der Universität(smedizin) zusammen.

• Institutsmanagement und eigenverantwortliche Bürokoordination mit allgemeinen Sekretariatsaufgaben (u. a. Korrespondenz des Instituts mit Universitätsverwaltung, Studierenden und internen und externen Bereichen, Kliniken und Instituten, Protokollführung bei Beratungen, Terminkoordination, Terminvor- und Nachbereitung)
• Außendarstellung, Kommunikation und Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Haushaltsführung (insbesondere Bearbeitung von Abrechnungen und Beschaffungsanträgen, Mittelverwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, Budgetplanung)
• Vorbereitung und Bearbeitung von Personalvorgängen, Unterstützung beim On- und Offboarding,
• Koordinative Unterstützung bei Lehr- und Prüfungsplanung, Kontakt mit und Anlaufstelle für Studierende
• Mithilfe bei der Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen und internen Meetings
• Assistenz im Reisemanagement: Dienstreiseanträge und -abrechnungen, Reisebuchungen, Gästereiseerstattungen
• redaktionelle Endkontrolle von Texten und Präsentationen
• Homepage: Aktualisierungen der Arbeitsgruppendarstellungen und Pflege der Website
• Empfang von (internationalen) Gästen
• weitere organisatorische und administrative Unterstützung der Institutsleitung

Sie besitzen

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau:mann für Büromanagement/-kommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• sehr gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen (E-Mail, Word, Excel, PowerPoint) und Erfahrung in der Arbeit mit digitalen Tools und digitalen Arbeitsweisen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ein hohes Maß an Eigeninitiative, selbstständige Arbeitsweise und Organisationsgeschick
• eine vertrauenswürdige Persönlichkeit mit einem hohen Maß an kommunikativen Kompetenzen, Kooperations- und Teamfähigkeit
• eine strukturierte und planvolle Arbeitsweise
• Offenheit für ein breites Aufgabenspektrum, Flexibilität und Belastbarkeit
• Neugier bei der Übernahme neuer Herausforderungen

Wünschenswert sind weiterhin

• Arbeitserfahrung im universitären Bereich oder Kenntnisse über den universitären Betrieb
• ausgewiesene Kenntnisse in Haushaltsplanung und -führung sowie Verwaltungsfachwesen

• ein angenehmes Arbeitsklima in einem interdisziplinären, internationalen und motivierten Team
• eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
• gründliche Einarbeitung in den Tätigkeitsbereich und ein kollegiales Arbeitsklima
• die Unterstützung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung durch Weiterbildung
• flexible Arbeitszeiten
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Betriebliche Altersvorsorge in der VBL
• Vergünstigtes Jobtickets (AG-Zuschuss) für den öffentlichen Nahverkehr
• Ein vielseitiges Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Firmenkonditionen in ausgewählten Fitnessstudios und Zugang zum Hochschulsport

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der oben genannten Ausschreibungsnummer bis zum 05.01.2025 per E-Mail, bitte nur im PDF-Format als eine Datei, an

bewerbung{bei}med.uni-rostock.de.

oder alternativ an die Universitätsmedizin Rostock, Personalabteilung, Postfach 10 08 88, 18055 Rostock. (Bitte berücksichtigen Sie, dass wir Bewerbungsunterlagen nicht zurücksenden.)

An der Universitätsmedizin Rostock sind Menschen jeder Geschlechtsidentität willkommen.

Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei der Stellenbesetzung im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt.

Die mit der Bewerbung entstandenen Kosten können nicht übernommen werden.